オフィスで役立つクリアファイルのまめ知識

オフィスで役立つクリアファイル

PAGETITLE
数あるオフィス文房具の中でも、実際に使って便利だなと思うものにクリアファイルがあります。半透明の薄いシートが2重になっていて、書類を挟んで保管することが出来ます。事務仕事をしていると、毎日たくさんの資料が作成されますが、その資料のうち必要なものを系統立ててファイルし、いつでも取り出せるように保管するのは手間のかかる作業です。ですが、その作業をきちんとしておけば、その後の仕事がとても楽になります。私の会社では、紙ベースの仕事を減らすよう指導されていますので、仕事に必要な資料は社員共有のデータベースに保存して、担当者が閲覧できるようになっています。以前のように資料をコピーして関係者に配るようなことは少なくなりました。各社員にはパソコンが1台ずつ貸与されていますので、何をするにもパソコンで作業します。

ですが、自分にとって頻繁に使う仕事のマニュアルのようなものは、やはり紙ベースで欲しいものです。加筆訂正や書き込みがあった方が経緯が分って仕事の参考になる場合があります。そこで、私が活用したのがクリアファイルです。会社員には人事異動がつきもので、自分がやっている仕事を後任に引き継ぐ日が必ず来ます。その準備を毎日の業務の中でしておけば、いざ異動発令が出たとしても慌てなくて済むと思ったのです。私の仕事は毎月の定例業務を繰り返す仕事と、年度末の作業が主な仕事でしたので、定例業務の仕事ファイルと、年度末業務ファイルの2種類を作ることにしました。定例業務は内容ごとにマニュアルを作成します。そして、其々をクリアファイルに保存してラベルを付けます。ラベルには仕事をする時期と内容、注意点などを簡単にメモします。毎月ファイルごとに参照しながら仕事を進めていけば、作業忘れやミスを防ぐことが出来ます。年度末作業についても同様にファイルを作ります。必要な時に該当するクリアファイルだけを抜き出して参照できるので、とても便利だと思います。

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