オフィスで役立つクリアファイルのまめ知識

私のオフィスでは机の上にクリアファイルが山積みされています

オフィスで役立つクリアファイルのまめ知識
私の会社のオフィスには、各お得意の地図と商品の置き場を書かれたファイルがたくさんあります。私の会社のお得意数は、500件ぐらいあるのです。それらの店をドライバーが回っているのですが、それらのお店の商品置き場が、頻繁に変わるのです。各ドライバーは、そのファイルを見ながら、商品を店に納入するのです。これらのデーターをデーターベース化してパソコンに保存していますが、配送中にドライバーが、パソコンを見る時間的余裕がないのです。だから、データーベース化されたデーターを予め印刷しておき、ドライバーがそれを持ち出し、短期間でそれを見て、納入すると言う方法を使っています。一人のドライバーは、30件ぐらい配送しますが、各店の納品時間は、5分程度しかないのです。したがって、このファイルをいかに短時間で見れるようにするかは、管理の腕の見せ所となるのです。

管理は、これらの各お得意の情報をクリアファイルに入れ、それをドライバーに持たせるようにしています。だから、オフィスでは、管理と事務員が、頻繁にクリアファイルのファイルを入れ替えています。これをミスると、各お得意から、直ぐにクレームが入るのです。だから、ドライバーも大変ですが、管理や事務員も大変なのです。パソコン全盛の時代に、すごくアナログなことをやっているのですが、現在のところは、ドライバーがパソコンを見ながら配送をやるよりも、この方が速い状態なのです。パソコンを使った便利なシステムが出来れば、これらの事務業務は必要なくなりますが、まだまだ先のことだと思われます。

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